「テキスト」な“考えるエンジンちゃんねる”

第2回=怒られるメールにはワケがある。

ビジネスメール6つの常識。

第2回のテーマは「メールの書き方/マナー」

今回はBCGコンサル流「メールの書き方/マナー」の話をしたいなと思っています。

リモート時代、今まで以上に必要に迫られる、ビジネスメールのスキルについての話を。

 

僕が最もやりとりする機会が多い、考えるエンジン講座の受講生や、転職エージェント(= 251CAREeR)の候補者のみなさんとメールのやり取りをすると、「こいつ、ポンコツやわー」って思う瞬間が多い、多い。

 

みなさんもきっと普段、メールのやり取りしていると、「あー。こいつ残念な奴だな」とか「もうちょっと教えてあげたい」と感じることもあると思うんで、今回は「怒られるメールって6個ぐらい特徴あるよね」っていう話をします。

 

ビジネスメールの書き方やマナーって、意外と習わないと思うんですよ。

 

僕もBCG時代いきなり、「〇〇様」って社内で送ったんですよ。

そしたら「いやいや、〇〇さんだから」って言われたわけ。

メールのマナー違反の恥ずかしさを例えるなら「白シャツの下の黒T」

怒られるメールにはワケがある。例えるならば、“スーツで白シャツの下に黒のTシャツ”
怒られるメールにはワケがある。例えるならば、“スーツで白シャツの下に黒のTシャツ”

このメールのマナーについて「何と似てるかな?」と考えたときに、スーツで白シャツの下に黒のTシャツの人が思い浮かんで。

 

たまにいるでしょ。 あれってまあ、別にそれはファッションセンスなんでどうでもいいんだけど、きっと注意されてこなかったんだろうなって。新入社員のときに誰かに「白シャツの下に着るTシャツは、白のほうがいいよ」ってヒトコト言ってもらってれば、 別に違和感なかったのに、ガラシャツのなんかアクセルロッドの着るようなやつを着ちゃってると、「え、なに?」ってなっちゃうんで。 まあ、そこと同じくらいメールのマナーや書き方って、すごい大事かなって。

 

たとえば、コンサルティングファームの中でもベイカレントの人って、めちゃくちゃそういうのうるさいんで。
※基本的に”七三パシっ!” ていう感じなのよ。

 

こういう「ちゃんとしてる感」みたいなのって、めちゃくちゃ大事だと思ってて。

でも、なんか言われたらやるし、言われなかったら自由になっちゃうんだけど、まあ別に嫌じゃなかったらマネしたらいいじゃん。ってことって結構あると思ってて、そのひとつが今回お話するメールマナーかなって思ってます。

ので、それをまとめました。

 

怒られるメールにはワケがある。メールマナーを6つほど。
怒られるメールにはワケがある。メールマナーを6つほど。

① メールアドレスは「苗字+名前」の順で構成。

まずひとつめは、これはまあ会社メールの場合は、与えられちゃうんで関係ないんですけど、個人で例えばGメールのアカウントを作成する場合に、例えば、僕なら「takamatsu satoshi (高松智史)」ってアドレスになってると相手にメールしたいと思った時に、メアドを検索しやすいのよ。

 

なのに、「にゃんにゃん」とか仲間内のあだ名とか。。。いや検索しづらくて、それでたぶんイラついたり…いらいらとはしないまでも「面倒くさっ!」ってなるんですよね。

 

なので、「苗字+名前+数字」みたいな構成にするってのがやっぱり基本かなと思います。

 

② メール返信は「全返信」

で、次に、これめちゃくちゃ多いんですけど、メールってCC入ってること多いじゃないですか。

そのときに、「送ってきた人だけに返信」で返しちゃう人がいるんですよ。

そうすると、その度に「いや、全配信でお願いします」って言わなくちゃいけなくなってて。

 

だから必ず全返信しましょう。

 

もちろんCCに入ってる人に言いたくなくて、故意にCCを外すのはいいんですけど。

まあ、そういうことでなければ全員返信にしてほしいなと思います。

 

③ ヤリトリのメール文は消さない。

メールの過去のやりとり(=引用)を消しちゃう人いるのよ。これ無駄。これ、なぞに消す人がいるわけ。

いや、確かに、印刷すると50ページになってしまう場合に消す。ってのはわかるんですけど、いきなり消されちゃうと、文脈とか何に返信したかってわかんなくなっちゃうんですよね。

1日に300通も来ちゃうと、どんな内容について返信したかわかんなくなっちゃうんで、消さない方が普通ですよね。

 

この辺はマストかなと思ってます。

 

④ 1メール、1オーダー。

で、次にこうしたほうがベターかなって話なんですけど、1つのメールにオーダーは1つにしませんか、と。

なんか最初に、「アップルパイ買ってきてね」って書いてあって、それ見た瞬間「はいはい、了解。」って、メール閉じちゃって、で、その後、改めて下の方まで見てみると、つらつら文章が続いた挙句、「実は、牛乳も欲しいんだよね」みたいになっちゃってるケース多くて。

 

1個に対して、1メール1オーダーなら必ず見てもらえるんで、そうしてほしいと思います。

 

⑤ 上司に見てもらう時は「PDF化」ファイルも添付。

もう1個。これ結構やってる人いると思うんですけど、いまリモートになってるんで、直接資料を見てもらうっていうより、その場にマネージャーがいなくて、リモート先からメールで送って確認してもらうこと多いと思うんです。

 

その時に、マネージャーが移動中にケータイで見る場合を想定すると、Wordファイルやパワーポイントファイルって体裁が崩れてしまっていて、めちゃくちゃ見づらいわけ。

なので、見てほしいときは愛をこめてPDFをセットで送ると、「こいつ見てほしいんだな」っていうメッセージが伝わる。

 

だから、作業したファイルをPDF化して、プラス、作業原稿もセットで送ると、それ自体も便利なんですけど、それ以上に、「あっ、こいつ本当に見てほしいんだな」っていうような意図と、「見てもらいたい!」という愛を示せるんで、すごい "デキル男" に見えるんですね。

なので、これもやりましょう。

 

⑥ 上司が過去のメール返信で送ってきたら、下っ端は「件名」を直す。

最後!マネージャーは部下にメールするときは、過去のメールをさっと探して返信しちゃうこともあるんで、件名もそのままだし文章も残ったまま。ってこと、結構あると思うんですよ。

 

そのメールが来たとき、メンバーだったら返信するときにタイトルを変えたり、関係ないんだったら元の文章を消しちゃった方がいいと思うんですよね。

 

じゃないと、忙しいマネージャーは宛先だけしか意識してなくて、どのメールで送ったか?なんてことは覚えてないわけよ。

だからそのままの件名でメールで返信がきても、何の案件かわかんないから優先的には見なくなっちゃう。

 

例えば「クライアントミーティングお願いします。日程調整しといてね。」っていう内容のメールを、マネージャーが、全然関係ない過去のメールを使って送って来たとする。その場合は、本文の返信内容は「わかりました」とする。

 

その上で、件名は「〇〇社 クライアントミーティング日程調整について」とかに変えちゃって、過去の本文部分は消しちゃったほうがベターかなって思います。

 

まとめ

(再掲)怒られるメールにはワケがある。メールマナーを6つ。
(再掲)怒られるメールにはワケがある。メールマナーを6つ。

僕的にはこの「メールマナー6つ」をやってない人って、「えっ?!」ていうふうに思って「大丈夫かな。。。」って正直思っちゃうんですね。

 

たぶんみなさんもきっと、まあ各社ね、ルールもあると思いますんで、これ以外に「こうやったほうがいいよ」というネタをお持ちの方はYouTubeのコメント欄にコメントいただけたら7、8、9。。。と加えたいと思ってます。

 

でも、今の僕的には、この6つ。

 

僕と関わりのある、考えるエンジンの受講生や、転職エージェントの候補者でも、このメールマナーが当たり前にできるかどうか?で、コンサルファームへの転職に成功できるか?、コンサルタントとして活躍しているか?が一目瞭然なんです。

 

みなさんもこれを機に、「自分のメールって、いわばスーツの下に黒いTシャツを着てるふうになってねーかな?」っていうふうに、 考えていただくといいかなと思います。

 

で、これをネタに、「自分のメール大丈夫かな」とか、「他にこういうこと、気になってる」って浮かんだら、ぜひ周りのメンバーとか、そして、ぜひ僕にも教えていただけると嬉しいと思います。